Aan de slag met een verlenging, nieuw contract, periodieke review of wijzigt er iets in de organisatiestructuur? Dan doen wij Know Your Customer-controles (KYC-controles). Op deze pagina leest u daar meer over.
Werkgevers zijn verplicht om specifieke documenten aan te leveren. Deze gebruiken wij om cliëntenonderzoek zorgvuldig en conform wet- en regelgeving uit te voeren. Op deze pagina vindt u een overzicht van de documenten die wij standaard opvragen of aanvullend nodig hebben. Bij elk document leggen wij uit wat het is en welke eisen wij stellen.
Komt u er niet uit? Neem dan contact op met uw klantmanager of serviceteam.
Verplichte documenten
KVK-uittreksel
Het KVK-uittreksel is een officieel document uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het geeft inzicht in de juridische structuur van de onderneming en laat zien wie tekenbevoegd is. Wij gebruiken dit document om te bepalen wie de uitvoeringsovereenkomst mag ondertekenen. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan 6 maanden en is eenvoudig op te vragen via www.kvk.nl met het KVK-nummer.
Als de bestuurder een rechtspersoon is, moet ook het KVK-uittreksel van deze rechtspersoon worden aangeleverd. Dit proces herhaalt zich totdat de daadwerkelijke natuurlijke personen als bestuurders zijn geïdentificeerd. Let op of een bestuurder zelfstandig of gezamenlijk bevoegd is. Bij gezamenlijke bevoegdheid hebben wij minimaal 2 handtekeningen nodig.
Gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register
Een gewaarmerkt UBO-uittreksel is een officieel document van de KVK waarin de Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) van de organisatie zijn opgenomen. Sinds 22 maart 2022 is het verplicht om de UBO’s van een organisatie in te schrijven in het UBO-register. De werkgever kan het UBO-uittreksel opvragen via de KVK-website. We ontvangen graag een scan (geen foto) van:
- een gewaarmerkt uittreksel dat niet ouder is dan 6 maanden, of
- een gewaarmerkt uittreksel dat ouder is dan 6 maanden én een bevestiging per e-mail dat de gegevens nog actueel zijn.
Uitzonderingen:
- Eenmanszaken, beursgenoteerde vennootschappen en 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen hebben geen registratieplicht.
- Als de eigenaar een buitenlandse bestuurder zonder DigiD is, dan ontvangen wij graag de bevestigings- of wijzigingsbrief van de KVK waarop de UBO’s vermeld staan.
- In het geval dat er geen gewaarmerkt uittreksel uit het UBO-register of een bevestigings- of wijzigingsbrief van het KVK waarop de UBO’s vermeld staan, aanwezig is, ontvangen wij graag een getekende UBO-verklaring (document kunt u opvragen bij uw contactpersoon), een bevestiging van de klant dat de UBO's ingeschreven zijn in het UBO-register en een kopie van geldige legitimatie van alle (pseudo) UBO's (enkel BSN en pasfoto mogen afgeschermd zijn).
Organogram
Een organogram is een schematische weergave of beschrijving van de organisatiestructuur. Het helpt ons om inzicht te krijgen in de eigendoms- en bestuursverhoudingen binnen de onderneming.
Let op: een overzicht van concernrelaties uit het Handelsregister van de KVK is niet voldoende.
Identificatie en Verificatie
De identificatie en verificatie van tekenbevoegden is een standaard onderdeel van het cliëntenonderzoek. U kunt deze informatie uploaden via MijnZwitserleven.
Additionele documenten (indien van toepassing)
Integriteitsbeleid
Indien de onderneming actief is in de vastgoedsector (SBI-code Vastgoed of Projectontwikkeling), vragen wij een integriteitsbeleid op. Dit kan een beschrijving zijn van hoe de werkgever integriteit binnen de onderneming waarborgt, bijvoorbeeld via een klokkenluidersregeling. Heeft de onderneming dit niet, dan vragen wij of er andere maatregelen zijn getroffen om de risico's die gerelateerd zijn aan de sector te verkleinen. Dit mag een werkgever in een e-mail naar u uitleggen.
PEP-check
Vanwege het verhoogde risico op corruptie en witwassen, zijn wij verplicht extra onderzoek te doen naar de volgende personen, als zij nu of binnenkort eigenaar, bestuurder of UBO zijn van de organisatie:
- PEP’s. De afkorting PEP staat voor Politically Exposed Person. Een PEP is een persoon die een prominente publieke functie bekleedt of zo’n functie in de afgelopen 12 maanden heeft bekleed. De Belastingdienst heeft een lijst opgesteld met prominente publieke functies in Nederland. Deze vindt u hier.
- Directe familieleden van een PEP. Hiermee bedoelen we: ouders van een PEP, partner van een PEP, kinderen van een PEP en de partner van een kind van een PEP.
- Naaste geassocieerden van een PEP. Hiermee bedoelen we een persoon van wie bekend is dat deze met een politiek prominente persoon gezamenlijk de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. Of die met een politiek prominent persoon andere nauwe zakelijke relaties heeft.
Daarom vragen wij u om aan te geven om welke persoon/personen het gaat. En of zij eigenaar, bestuurder of UBO (zullen) zijn van de organisatie en sinds wanneer.